ROUWPROTOCOL BIJ VERLIES VAN EEN COLLEGA

Algemeen geldende uitgangspunten bij overlijden van een collega

De werkgever is zich ervan bewust dat het overlijden van een collega een zodanig ingrijpende gebeurtenis is in het leven van de naaste familie van de collega, dat zij als werkgever al het mogelijke moet doen om haar betrokkenheid te tonen. Als uitgangspunt bij onderstaande richtlijnen voor handelen bij overlijden van een collega geldt dat te allen tijde en zoveel als mogelijk wordt gehandeld conform de wensen van de nabestaanden van de overleden collega.

Opmerking: Dit protocol is tevens van toepassing wanneer aan het overlijden van de collega een (langdurig) ziekteproces is voorafgegaan.

Als een collega overlijdt, neemt de afdeling HRM de coördinatie van het hele proces in handen. Degene die binnen de afdeling HRM belast is met deze coördinatie (hierna te noemen proces verantwoordelijke), handelt naar de volgende richtlijnen:

1ste stap: De organisatie informeren

Zodra het overlijdensbericht binnenkomt, draagt de proces verantwoordelijke er zorg voor dat een aantal personen/instanties worden ingelicht (aan te vullen n.a.v. de aard en structuur van de organisatie):

• de directe en eveneens de hogere leidinggevende
• de afdeling
• het hoofd HRM
• de Directie
• de Raad van Bestuur
• hoofd afdeling communicatie
• de bedrijfsarts

De leidinggevende draagt er zorg voor dat alle directe collega’s van de afdeling binnen 4 uur mondeling zijn geïnformeerd over het overlijden. De leidinggevende stemt met de medewerkers af hoe zij op de afdeling aandacht willen besteden aan het overlijden (bijvoorbeeld binnen 24 uur wordt een bijeenkomst belegd waar alle directe medewerkers voor worden uitgenodigd). Bij deze bijeenkomst zal tevens een HR adviseur en eventueel een Rouw- en verliesbegeleider voor worden uitgenodigd. Binnen het gebouw kan een (tijdelijke) herdenkingsplaats ingericht worden in overleg met de medewerkers.

2de stap: Uitwerken van een memorandum

De proces verantwoordelijke neemt contact op met de leidinggevende van de overleden collega met het verzoek een in memoriam op te stellen en af te stemmen met de afdeling communicatie. Dit in memoriam wordt geplaatst op het intranet, voorzien van een foto van de overledene of per email verstuurd naar alle medewerkers.

3de stap: Opstellen condoleancebrief

• De proces verantwoordelijke maakt een voorzet c.q. draagt er zorg voor dat een condoleancebrief verstuurd wordt door de directie dan wel de Raad van Bestuur. Dit in overleg met de verantwoordelijke directeur.
• De proces verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er namens de werkgever een condoleancebezoek gebracht wordt aan de nabestaanden. Wie van de organisatie dit bezoek brengt, wordt in overleg met de verantwoordelijke directeur en de leidinggevende van de overledene bepaald. Tijdens dit condoleancebezoek dienen de volgende punten aan de orde gesteld te worden:

4de stap: De uitvaartplechtigheid

Ook hier wordt zoveel als mogelijk gehandeld volgens de wensen van de nabestaanden. Tenzij nabestaanden dit anders willen, is bij de uitvaart iemand van het management aanwezig. De proces verantwoordelijke overlegt met de directeur en de betreffende leidinggevende wie namens de werkgever naar de plechtigheid gaat. Indien de nabestaanden dat wensen, wordt door degene die de plechtigheid namens de werkgever bijwoont gesproken.

5de stap: De nazorg

Er zijn twee vormen van nazorg: Materiële nazorg en Emotionele nazorg.

De afdeling HRM is belast met de materiële nazorg. Dit betreft de financiële regelingen: overlijdensuitkering, eindafrekening, pensioen, inleveren telefoon, computer, etc. Maar ook eventueel nog het overnemen van werkzaamheden (commissies, nevenactiviteiten, e.d.). Tevens wordt besproken wat en hoe er richting klanten/cliënten/patiënten wordt gecommuniceerd. De proces verantwoordelijke draagt er zorg voor dat iemand (hij of zij zelf, of anders degene die er binnen de afdeling HRM mee belast is) de nabestaanden behulpzaam is bij het invullen van de diverse noodzakelijke formulieren.

Het geven van emotionele zorg kan zo nodig verzorgd worden door een externe Rouw- en verliesbegeleider. Indien de nabestaanden dat wensen kan de proces verantwoordelijke de Rouw- en verliesbegeleider inschakelen, mogelijk ook voor de partner van de overleden collega. De externe Rouw- en verliesbegeleider bepaalt samen met de nabestaande de duur en frequentie van de begeleiding.

Uitzonderingen

In alle gevallen wordt gehandeld volgens bovenstaande procedure. Hierop zijn enkele uitzonderingen. Raad van Bestuur/Directieleden In geval van overlijden van directeuren/directieleden, is de secretaris van de voorzitter van de Raad van Bestuur proces verantwoordelijke (tenzij de keuze wordt gemaakt dat HR hiervoor verantwoordelijk is). Vanzelfsprekend zal hij/zij te allen tijde afstemming verzorgen met de afdeling HRM en directie van het organisatieonderdeel waartoe betrokkene behoort.

Gepensioneerde collega’s In geval van overlijden van ex-collega’s overlegt de proces verantwoordelijke met de directie van betreffende organisatieonderdeel over de te ondernemen stappen. In deze situatie kan men naar bevind van zaken handelen. Bij deze groep collega’s zoveel mogelijk eenzelfde aanpak volgen. Het is aan te raden in ieder geval personele informatie in dossier te hebben (cv, foto) van beeldbepalende figuren. In dit geval overlegt de proces verantwoordelijke met de directie en/of met de secretaris van de Raad van Bestuur over de te nemen stappen.

Praktische zaken: