Verlies-management

ROUWPROTOCOL BIJ VERLIES VAN EEN FAMILIELID VAN EEN WERKNEMER

Algemeen

De werkgever is zich ervan bewust dat het verlies van een direct familielid (partner, kind, ouder) voor een collega een zodanig ingrijpende gebeurtenis in het leven van een mens is dat hij/zij er recht op heeft dat een dergelijk verlies in de werksituatie met zorgzaamheid tegemoet wordt getreden. Dit protocol is bedoeld als een zorgvuldige manier van handelen wanneer een medewerker getroffen wordt door een betekenisvol verlies.
Het beoogt eveneens een wijze van opvang van een medewerker waardoor deze de ruimte krijgt om te rouwen zoals hij/zij dat nodig heeft zonder het contact met het werk te verliezen.
Het gaat over het handelen, niet over het omgaan met een rouwende collega.

M.b.t. het omgaan met een rouwende collega het volgende:

Erken dat het niet altijd gemakkelijk is om iemand die rouwt tegemoet te treden. Rouwgevoelens kunnen sterk wisselen van karakter; bedenk dat negatieve reacties van een rouwende meestal niet persoonlijk zijn bedoeld.

Het is van belang dat zowel leidinggevenden als anderen een actieve houding aannemen t.a.v. de rouwende collega. Steun aanbieden en het daarbij laten is niet voldoende. Vragen wat hij/zij nodig denkt te hebben is eveneens van belang.

Geef de medewerker erkenning van het verdriet en de ruimte om dit te uiten op de werkplek. Doe dit niet als hij/zij ervoor kiest om de gevoelens voor zichzelf te houden.

Geef geen ongevraagde adviezen en maak geen cliché-opmerkingen (zoals ‘de tijd heelt alle wonden’).

Laat geduld en begrip gedurende een periode prevaleren boven prestatie en resultaat. Niet wat moet maar wat kan…

Het is een suggestie om, behalve verjaardagen, ook sterfdagen te noteren.
Het is van belang zich te realiseren dat het verwerken van een verlies een vertrouwelijk proces is dat de rouwende zeer kwetsbaar kan maken.
Het is aan te bevelen dat ook begrip is voor de extra belasting van de collega’s die het werk gedurende korte of langere tijd moeten overnemen.
Afhankelijk van de wijze waarop een individuele collega het verlies van een direct familielid verwerkt dan wel kan verwerken wordt er gezocht naar maatwerkoplossingen in de werksituatie.

Stappenplan

1e stap

Er komt een melding binnen van het overlijden van iemand uit de directe omgeving van een van de medewerkers.
Degene die de melding aanneemt, informeert of de getroffen medewerker wil dat het overlijden bekend wordt gemaakt, en verbindt door met de directeur.
Indien dit de wens is licht de directeur, of bij diens afwezigheid degene die contact heeft gehad met de getroffen medewerker, de collega’s in over: - de situatie rond het overlijden, - eventueel gebruik van (religieuze) afscheidsrituelen.
De directeur resp. het bestuur condoleert namens de werkgever en bespreekt de eventuele wens en de mogelijkheid om aansluitend op de uitvaart extra vrije tijd/verlof te nemen.
De directeur resp. het bestuur informeert of het op prijs gesteld wordt wanneer collega’s/bestuursleden op eigen initiatief bellen of mailen.
De directeur/een bestuurslid bespreekt met de werknemers

handelingen vanuit de organisatie, zoals brieven, bezoek, bloemen of anderszins.

wie als vertegenwoordiger of contactpersoon met de rouwende medewerker contact heeft over eventuele aanwezigheid bij de uitvaart en eventueel andere zaken

verdeling van het werk van de getroffen werknemer en bespreekt eventueel welke externe relaties geïnformeerd moeten worden.

of contact op eigen initiatief op prijs wordt gesteld.

2e stap

Als door de getroffen werknemer een rouwkaart is gestuurd of als hij/zij anderszins te kennen heeft gegeven de aanwezigheid van de werkgever, resp. de leidinggevende en collega’s bij de uitvaart op prijs te stellen, dan wordt hieraan door hen die dit kunnen resp. willen, gevolg gegeven.
Als een rouwkaart is gestuurd, wordt deze enige tijd voor afwezige collega’s ter inzage gelegd.

3e stap

Als dit door de rouwende werknemer op prijs wordt gesteld kunnen individuele medewerkers contact opnemen voor persoonlijke reacties.
De leidinggevende zorgt ervoor voldoende te weten over rouwprocessen, rouwgevoelens en rouwreacties evenals over rouwrituelen uit de religie of cultuur van de getroffen werknemer.
De leidinggevende nodigt de rouwende, zodra hij/zij op het werk terugkomt, uit om te overleggen over de situatie.

Er zijn mogelijkheden om bijvoorbeeld:

het verlof nog enige tijd voort te zetten,

het takenpakket de komende tijd aan te passen,

de arbeidstijden de komende tijd aan te passen of naar behoefte flexibel te maken,

begeleiding aan te bieden,

(meer/andere) samenwerking met collega’s aan te bieden,

afspraken te maken voor regelmatig contact met het werk en/of de collega’s.

4e Stap

Indien afspraken gemaakt zijn omtrent verlof of werkaanpassing, dan wordt regelmatig opnieuw gesproken over de situatie. De afspraken worden naar behoefte bijgesteld tot de werknemer weer volledig in het arbeidsproces kan functioneren.
Als de medewerker het werk geheel of gedeeltelijk heeft hervat kan, indien dit door hem/haar gewenst wordt, zo nu en dan naar de situatie en de toestand worden geïnformeerd. Bij die gelegenheid wordt eveneens gevraagd of de werknemer het werk aan kan en of voldoende steun ervaren wordt van collega’s.
Van belang is dat de werkomgeving weet dat de rouwende nog lange tijd na het overlijden te maken kan hebben met rouwreacties (zoals o.a. concentratiestoornissen).